Наиболее часто встречающиеся ошибки при запросе аккредитационных документов

Аккредитация сотрудников дипломатических миссий при Министерстве осуществляется в соответствии с Правилами, которые неоднократно доводились до сведения дипломатических представительств. От правильности заполнения формуляров и своевременности направления в Департамент государственного протокола полного пакета документов во многом зависят сроки оформления запрашиваемых аккредитационных карточек.

Вынуждены констатировать, что поступающие в Департамент документы не всегда отвечают установленным правилам. К наиболее распространенным ошибкам относятся:

Исходя из изложенного, Департамент ожидает, что дипломатические миссии предпримут необходимые меры для исправления имеющихся недочетов, обратив особое внимание на следующее:

  1. Пакет документов для аккредитации и регистрации по месту пребывания вновь прибывших сотрудников и членов их семей направляется в Департамент в течение трех рабочих дней со дня прибытия на территорию Российской Федерации. Превышение этого срока влечет за собой нарушение Федерального закона от 18 июля 2006 года № 109-ФЗ «О миграционном учете иностранных граждан и лиц без гражданства в Российской Федерации».
  2. Сопровождающая документы нота направляется на каждого сотрудника отдельно, должна содержать четкую формулировку о предмете обращения и характере запрашиваемой процедуры, например: первичная аккредитация вновь прибывшего сотрудника или члена семьи, продление действующей аккредитации, регистрация по месту пребывания командированных сотрудников или гостей и т.д.
  3. Анкеты и уведомления подписываются главой представительства или лицом его замещающим и заверяются печатью учреждения.
  4. Уведомление о прибытии в место пребывания должно быть заполнено в соответствии с прилагаемым к настоящей ноте образцом.
  5. Фотографии должны быть размером 3х4 см, высокого разрешения, не старше одного года, цветные, на светлом фоне, лицо должно занимать 60-80% снимка, не допускается использование одежды и аксессуаров, закрывающих лицо.
  6. Документы для продления аккредитации сотрудников дипломатических миссий, а также членов их семей и оформления им новых аккредитационных карточек направляются не ранее чем за 30 дней до их истечения. Преждевременная выдача новых аккредитационных документов возможна только в исключительных случаях при наличии веских оснований, которые указываются в сопроводительной ноте.
  7. Пакет документов для снятия с аккредитации и регистрации по месту пребывания сотрудников и членов их семей направляется в Департамент не менее чем за семь рабочих дней до их окончательного отъезда.
  8. При продлении аккредитации или возврате аккредитационных карточек окончательно убывших сотрудников и членов их семей на каждого из них обязательно направляются уведомления.
  9. Требование возвращать в Департамент аккредитационные документы по завершении миссии как дипломатических, так и административно-технических сотрудников и членов их семей является обязательным для всех без исключения дипломатических представительств. В случае систематического несоблюдения данного порядка Департамент оставляет за собой право не оформлять аккредитационные документы вновь прибывшим сотрудникам до устранения соответствующих нарушений.
  10. При запросе аккредитации или ее продлении для совершеннолетних детей в возрасте от 18 до 25 лет, проживающих вместе с родителями и обучающихся на очных отделениях российских высших учебных заведений, предоставляется оригинал справки из ВУЗа.
  11. При предоставлении неполного перечня сведений и/или документов Департамент возвращает направленные документы на исправление или дооформление.

Департамент обращает внимание дипломатических представительств, что в случае нотного обращения по вопросам первичной аккредитации, продления действующей аккредитации, прекращения аккредитации, постановки и снятия с регистрационного учета по месту пребывания командированных сотрудников и/или гостей с пакетом документов необходимо направлять копию первой страницы каждого паспорта.