Правила аккредитации вновь прибывших сотрудников дипломатических представительств, международных организаций и их представительств в Департаменте государственного протокола МИД России

Представительства в течение трех суток со времени прибытия нового сотрудника, исключая праздничные и выходные дни, направляют в Департамент государственного протокола ноту, паспорт с визой и отметкой о пересечении границы, 2 анкеты аккредитации (ссылка на файл с анкетой) и 4 фотографии (размером 3х4 см). Срок действия паспорта должен быть не менее одного года, фотографии – не старше одного года, цветные, на светлом фоне, лицо должно занимать 60-80% снимка, не допускается использование одежды и аксессуаров, закрывающих лицо, кроме не темных и не отбрасывающих блики очков. Анкеты подписываются главой представительства или лицом его замещающим.

Департамент государственного протокола осуществляет учет (с проставлением отметки в паспорте) сотрудников и совместно проживающих с ними членов их семей (супругов, детей, родителей главы семьи). Если у супругов разные фамилии и в паспорте не указана степень родства, то необходимо направлять копию свидетельства о браке с заверенным переводом на русский язык. Если они состоят в гражданском браке, то он должен быть заверен документально и не противоречить положениям законодательства страны-отправителя.

Дипломатические карточки выдаются дипломатическим сотрудникам представительств при наличии национального дипломатического паспорта, записи в паспорте, подтверждающей дипломатическое качество его владельца, и дипломатической визы.

Служебные карточки выдаются административно-техническим сотрудникам представительств.

Сотрудникам международных организаций (и их представительств), не имеющим дипломатического статуса, оформляются удостоверения (или дипломатические карточки, если это предусмотрено соответствующими межправительственными соглашениями).

Дипломатические и служебные карточки (удостоверения) оформляются также супругам сотрудников и на основе взаимности их детям (с 14 лет до 18 лет), проживающим вместе с родителями, детям, обучающимся на очных отделениях российских высших учебных заведений (при предоставлении подтверждающих документов) до достижения ими возраста 25 лет, а также детям, находящимся на попечении (под опекой) родителей и нуждающимся в постоянном уходе по медицинским показаниям по документам, выданным российскими лицензированными медицинскими учреждениями. Для регистрации детей, родившихся в Российской Федерации, необходимо направлять копию свидетельства о рождении.

Частные домашние работники сотрудников представительств встают на учет в органах миграционного учета по месту пребывания.

В случае необходимости продления срока действия регистрации паспортов и оформления новых дипломатических или служебных карточек представительства направляют в Департамент государственного протокола при нотах паспорта, выданные ранее дипломатические или служебные карточки и 1 фотографию размером 3х4 см установленного образца. Продление регистрации и ранее выданных карточек членам семьи осуществляется только одновременно или после продления регистрации и карточки/удостоверения главы семьи.

При изменении служебного положения сотрудников (повышение в должности дипломатических сотрудников, переход на дипломатические должности административно-технических сотрудников) представительства уведомляют об этом Департамент государственного протокола нотами и прикладывают к ним дипломатические паспорта с указанием новых дипломатических должностей сотрудников, 2 фотографии размером 3х4 см установленного образца, 2 анкеты аккредитации, а также выданные ранее дипломатические и служебные карточки.

В случае утраты карточки необходимо направить ноту, 1 фотографию размером 3х4 см установленного образца, копию обращения в полицию (если таковое имело место) или объяснение самого сотрудника об обстоятельствах произошедшего. Срок выдачи новой карточки составляет один месяц. При повторной утрате Департамент оставляет за собой право увеличить этот срок.

При окончательном отъезде сотрудников представительств при нотах направляются их паспорта для снятия с учета и в обязательном порядке возвращаются дипломатические и служебные карточки (удостоверения) сотрудников и членов их семей. Документы, выданные МИД России, не подлежат вывозу за пределы Российской Федерации.

Департамент обращает внимание на то, что отсутствие информации об окончательном отъезде сотрудников приводит к затруднениям в своевременном оформлении документов вновь прибывшим сотрудникам представительств.

Временно командированные сотрудники, гости посла, дипломатических и административно-технических сотрудников представительств, прибывающие на праздничные и выходные дни или на срок до 7 суток в обычные дни и выезжающие из Российской Федерации в течение этих дней, от учета и регистрации паспортов освобождаются. Если срок их пребывания в Российской Федерации превышает 7 суток, в национальных паспортах указанных категорий лиц делается отметка о постановке на миграционный учет.

Обращаем ваше внимание, что Департамент государственного протокола оставляет за собой право на внесение изменений и дополнений в правила аккредитации без объяснения причин.

Порядок осуществления Министерством иностранных дел Российской Федерации учета по месту пребывания сотрудников дипломатических представительств, международных организаций и их представительств в Департаменте государственного протокола МИД России

Представительства в течение трех рабочих дней со дня прибытия нового сотрудника и совместно проживающих с ним членов семьи (супругов, родителей главы семьи и детей) направляют в Департамент государственного протокола ноту, паспорт с визой (в случае отсутствия соглашения о безвизовом въезде) и отметкой о пересечении границы, 2 экземпляра уведомления о прибытии в место пребывания иностранных граждан (ссылка на файл) на каждого человека. Уведомления заполняются с использованием технических средств (компьютера) на русском языке и подписываются главой представительства или лицом его замещающим. Внесение исправлений в уведомления не допускается. При предоставлении неполного перечня сведений и/или документов, МИД России возвращает направленные документы на доработку. В этом случае представительство обязано в течение трех рабочих дней со дня возврата ему документов принять меры по устранению всех недостатков.

Срок постановки на учет по месту пребывания иностранного гражданина в МИД России ограничивается сроком его командировки, визой (в случае отсутствия соглашения о безвизовом въезде) или сроком действия его паспорта. В подтверждение постановки иностранных граждан на учет по месту пребывания в их паспортах проставляются соответствующие отметки.

В случае продления срока командировки сотрудника или изменения  его персональных данных, представительство направляет в ДГП ноту, паспорт и 2 уведомления о прибытии с обновленными данными, на основании которых в паспорт проставляется новая отметка о постановке на учет по месту пребывания и аннулируется предыдущая.

Для снятия с миграционного учета сотрудника представительство не менее чем за семь рабочих дней до окончательного отъезда сотрудника направляет в ДГП ноту, паспорт и 2 уведомления об убытии из места пребывания иностранных граждан (ссылка на файл).

Департамент обращает внимание на то, что в соответствии с действующим российским законодательством постановка и снятие с учета по месту пребывания является обязательным для всех иностранных граждан, и должно своевременно осуществляться представительством в случае прибытия и отъезда лиц, поставленных на учет при МИД России. При несоблюдении установленного порядка въезда и выезда из страны данным лицам может быть отказано в дальнейшем пребывании или въезде на территорию Российской Федерации.

ОБРАЗЕЦ заполнения уведомления о прибытии (ссылка на файл)